Weltweit wurden Organisationen aufgrund der Pandemie gezwungen, ihre Betriebsabläufe zu überdenken und zu aktualisieren. Das Zeitalter des hybriden Arbeitsmodells, das die Kombination von Büroarbeit und Fernarbeit beinhaltet, hat begonnen und ersetzt die herkömmliche Büroanordnung als Standard. Die Suche nach einer Balance zwischen individueller Konzentration und produktiver Teamarbeit war noch nie so wichtig, besonders da Unternehmen nun von ihren Teams verlangen, ins Büro zurückzukehren, ohne jedoch auf Flexibilität zu verzichten.
Mit der zunehmenden Verbreitung des hybriden Arbeitsmodells steigt auch der Bedarf an Strategien zur Steigerung seiner Effektivität. Lassen Sie uns sechs Strategien betrachten, die Unternehmen nutzen können, um die Vorteile ihres hybriden Arbeitsmodells zu maximieren.
1. Deutliche Kommunikationsprotokolle
In einer Zeit des Wandels ist klare und konsistente Kommunikation unerlässlich. Gute Kommunikationsregeln sind wichtig, um die geografische Lücke in Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen zu überbrücken, wie viele Fachleute auf Websites wie LinkedIn betonen. Das Wesentliche liegt nicht nur in der Häufigkeit der Kommunikation, sondern vor allem in ihrer Klarheit, Beständigkeit und Inklusivität.
In Zeiten des Wandels ist klare und konsistente Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Auf Plattformen wie LinkedIn betonen viele Fachleute die Bedeutung guter Kommunikationsregeln, um die geografische Distanz in Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen zu überwinden. Die Qualität der Kommunikation liegt nicht nur in der Häufigkeit, sondern vor allem in ihrer Klarheit, Beständigkeit und Inklusivität.
Das Team von Simera betont die Bedeutung von Kommunikationsstandards. Dazu gehören die Festlegung, welcher Kanal für bestimmte Kommunikationstypen verwendet werden sollte, die Festsetzung von Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeit und die Sicherstellung, dass alle Teammitglieder auf demselben Stand sind. Die Einführung solcher Standards von Anfang an verhindert Verwirrung und Missverständnisse. Tägliche oder wöchentliche Abstimmungen, dedizierte Kanäle für verschiedene Arten von Kommunikation und regelmäßige Teamtreffen können den Zusammenhalt im Team fördern.
Visuelle Kommunikation hat sich auch als mächtiges Werkzeug für Remote-Teams erwiesen. Wie in TechSmith diskutiert wird, können Visualisierungen komplexe Ideen vereinfachen, Klarheit schaffen und ein tieferes Verständnis fördern. Visuelle Hilfsmittel wie Infografiken, Videos oder einfach annotierte Bildschirmfotos können oft vermitteln, was Worte allein nicht können.
Timely schlägt vor, dass strukturierte Kommunikation sinnvolles Engagement von Teams fördert, was die Qualität der Interaktionen verbessert. Plattformen wie Slack oder Zoom können in verschiedene Funktionen unterteilt werden: einige für informelle Teamgespräche, andere für projektspezifische Diskussionen und separate Bereiche für Brainstorming oder Feedback. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass Informationen leicht zugänglich sind und nicht in einem Nachrichten Chaos untergehen.
Obwohl effiziente Werkzeuge für die Online-Kommunikation wichtig sind, ist auch der physische Ort, von dem aus wir sprechen, von entscheidender Bedeutung. Die Stille spielt eine zentrale Rolle bei der Erreichung von Klarheit bei virtuellen Interaktionen, wie Zoom-Anrufen. Hintergrundgeräusche, Unterbrechungen oder Rückkopplungen können die Kommunikation beeinträchtigen, was zu längeren Besprechungen, geringerer Produktivität und mehr Erschöpfung für die Teammitglieder führt. Hier rückt der physische Arbeitsplatz in den Mittelpunkt. Büros, die die Bedeutung störungsfreier Kommunikation erkennen, sollten in spezielle Besprechungsräume oder Telefonkabinen investieren. Diese Räume, getrennt vom normalen Bürotrubel, stellen sicher, dass jedes gesprochene Wort deutlich gehört und jeder gemachte Punkt vollständig verstanden wird. Dies unterstreicht das Sprichwort „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold“, besonders im Kontext hybrider Arbeitsmodelle.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Grundlagen erfolgreicher Teamarbeit in klarer, strukturierter und visueller Kommunikation liegen, wenn hybride Arbeitsmodelle zur Norm werden. Organisationen, die Zeit und Ressourcen in die Entwicklung und Aufrechterhaltung robuster Kommunikationsprotokolle investieren, werden zweifellos eine gesteigerte Produktivität und Zufriedenheit ihrer Teams erleben.
2. Flexible Arbeitszeiten
Der Trend zu flexibleren Arbeitsvereinbarungen ist unverkennbar. Ein Leitfaden von RingCentral hebt die zahlreichen Vorteile flexibler Arbeitszeiten hervor. Diese reichen von gesteigerter Arbeitszufriedenheit und reduzierten Pendelzeiten bis hin zu verbesserter geistiger Gesundheit und gesteigerter Produktivität. Ein flexibler Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten an ihre produktivsten Stunden anzupassen, um höchste Qualität zu erzielen.
Es gibt jedoch auch Herausforderungen. Wie Quantic bemerkt, liegt der Schlüssel zum Erfolg des hybriden Arbeitens darin, das richtige Gleichgewicht zwischen individueller Produktivität und Teamarbeit zu finden. Es ist zwar lobenswert, Einzelpersonen die Freiheit zu geben, ihre Arbeitszeiten zu wählen, aber die Herausforderung besteht darin, Teammeetings, Brainstorming-Sitzungen und gemeinsame Projekte zu koordinieren. Am wichtigsten ist die Festlegung von Kernarbeitszeiten, in denen alle verfügbar sind. Dies hilft dem Team, zusammenzuarbeiten, und ermöglicht gleichzeitig eine gewisse Flexibilität.
Der Leitfaden von Wrike erläutert die Bedeutung der Entwicklung einer gut definierten flexiblen Arbeitsrichtlinie. Dazu gehören die Festlegung von Erwartungen an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Definition der Kriterien zur Leistungsbewertung und die Bereitstellung der notwendigen Tools und Ressourcen für reibungsloses Arbeiten im Remote-Modus. Eine klare Richtlinie hilft nicht nur, Konsistenz zu gewährleisten, sondern schafft auch ein Bewusstsein unter den Teammitgliedern.
Obwohl die Technologie flexibles Arbeiten ermöglicht, spielt der physische Arbeitsplatz immer noch eine entscheidende Rolle. Es ist zwar vorteilhaft, den Mitarbeiter:innen die Freiheit zu geben, an ihrem bevorzugten Ort zu arbeiten, aber dies kann die Effizienz der Zusammenarbeit beeinträchtigen. Wenn Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten und unterschiedliche Kommunikationstools verwenden, kann dies zu Fragmentierung führen. Ein zentraler physischer Arbeitsplatz oder Büro, der als Anlaufstelle für das Team dient, kann hier Abhilfe schaffen. Er fungiert nicht nur als gemeinsamer Ort für kollaboratives Arbeiten, sondern trägt auch zur Förderung der Unternehmenskultur und des Gemeinschaftssinns bei. Ein solcher Ort kann flexibel genug sein, um den Bedürfnissen verschiedener Mitarbeiter gerecht zu werden, aber gleichzeitig strukturiert genug sein, um sicherzustellen, dass das Team effizient zusammenarbeitet.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass flexible Arbeitszeiten in der heutigen Arbeitswelt nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit sind. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, damit Flexibilität nicht zu Lasten der Teamarbeit geht.
3. Kontinuierliche Schulung und Entwicklung
Mit dem Wandel der Arbeitswelt verändern sich auch die erforderlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen. Dies bedeutet, dass die Schulung und Entwicklung der Angestellten kontinuierlich aktualisiert und verbessert werden müssen, um Schritt zu halten. Wie im McKinsey-Bericht betont wird, wird erwartet, dass bis 2030 fast 14% der weltweiten Arbeitskräfte aufgrund der Automatisierung und künstlichen Intelligenz umgeschult werden müssen. Dies bedeutet, dass Unternehmen proaktiv handeln und sicherstellen müssen, dass ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um in einer sich ständig verändernden Umgebung erfolgreich zu sein.
LinkedIn Learning betont die Bedeutung des lebenslangen Lernens und schlägt vor, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens fördern sollten. Dies kann durch den Zugang zu Online-Lernplattformen, regelmäßige Schulungen und Workshops sowie die Ermutigung zur Eigeninitiative erreicht werden. Eine solche Kultur fördert nicht nur die Entwicklung von Fähigkeiten, sondern auch die Mitarbeiterbindung, da sie das Gefühl haben, dass ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützt wird.
Die kontinuierliche Schulung sollte jedoch nicht nur auf harte oder technische Fähigkeiten beschränkt sein. In der heutigen Arbeitswelt sind auch weiche Fähigkeiten wie Kommunikation, emotionale Intelligenz und Teamarbeit von großer Bedeutung. Gallup betont die Bedeutung der Entwicklung dieser Fähigkeiten und schlägt vor, dass Unternehmen spezielle Schulungen und Workshops anbieten sollten, um diese Fähigkeiten zu fördern.
Im Hinblick auf den physischen Arbeitsplatz spielen Schulungsräume eine entscheidende Rolle. Obwohl Online-Schulungen und Webinare nützlich sind, gibt es keinen Ersatz für das persönliche Lernen. Ein gut gestalteter Schulungsraum, ausgestattet mit modernster Technologie und komfortablen Sitzgelegenheiten, kann das Lernen verbessern und die Informationsaufnahme fördern. Solche Räume sollten flexibel genug sein, um unterschiedliche Lernmethoden und Gruppengrößen zu unterstützen, und gleichzeitig die erforderlichen Werkzeuge bieten, um das Lernen effektiv zu gestalten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass kontinuierliche Schulung und Entwicklung im Mittelpunkt jeder erfolgreichen Organisation stehen sollten. Unternehmen, die in ihre Mitarbeiter:innen investieren und sicherstellen, dass diese über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, werden zweifellos erfolgreich sein.
4. Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen
In den letzten Jahren hat das Wohlbefinden der Mitarbeitenden an Bedeutung gewonnen. Mit dem Wandel der Arbeitswelt und den damit verbundenen Herausforderungen sind Stress, Burnout und psychische Gesundheitsprobleme zu ernsthaften Anliegen geworden. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollte daher im Mittelpunkt jeder Organisation stehen.
Harvard Business Review hebt die Bedeutung des Wohlbefindens der Mitarbeiter:innen hervor und schlägt vor, dass Unternehmen proaktiv sein sollten, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Ressourcen und Unterstützung verfügen, um in dieser neuen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein. Dies kann von flexiblen Arbeitsvereinbarungen und dem Zugang zu Gesundheits- und Wellnessprogrammen bis hin zu regelmäßigen Check-ins und Feedbackgesprächen reichen.
Es besteht auch ein klarer Zusammenhang zwischen dem physischen Arbeitsplatz und dem Wohlbefinden der Angestellten. Wie Steelcase betont, kann die Gestaltung des Arbeitsplatzes einen erheblichen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz kann nicht nur die physische Gesundheit fördern, indem er ergonomische Möbel bietet, sondern auch die mentale Gesundheit unterstützen, indem er Bereiche für Ruhe, Entspannung und soziale Interaktion bereitstellt.
Zusätzlich zu einem gut gestalteten Arbeitsplatz können Unternehmen auch in Programme investieren, die das Wohlbefinden der Beschäftigten fördern. Dazu gehören Yoga- und Meditationskurse, Gesundheits- und Fitnessprogramme oder sogar Programme zur psychischen Gesundheit. Solche Initiativen zeigen den Mitarbeitern, dass ihr Wohlbefinden wichtig ist und dass sich das Unternehmen um sie kümmert.
Insgesamt ist das Wohlbefinden der Beschäftigten nicht nur eine ethische Frage, sondern auch eine Frage der Unternehmensleistung. Unternehmen, die in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter:innen investieren, werden nicht nur zufriedenere und engagierte Teammitglieder haben, sondern auch eine höhere Produktivität und bessere Geschäftsergebnisse.
5. Klare Grenzen setzen und die mentale Gesundheit priorisieren
In der hybriden Arbeitswelt hat die Verschmelzung von beruflichen und privaten Räumen sowohl Bequemlichkeiten als auch Herausforderungen mit sich gebracht. Cal Newport betont in seinem viel gelobten Buch „Deep Work“ die Bedeutung tiefer, ununterbrochener Konzentration zur Steigerung von Produktivität und Kreativität. Newport setzt sich für die Idee ein, klare Grenzen zu setzen, um eine solche Konzentration zu erreichen. Obwohl es verlockend sein kann, die Annehmlichkeiten des häuslichen Lebens mit den Verpflichtungen des Arbeitsplatzes zu verbinden, kann dies ohne klare Unterscheidungen die Intimität der einzelnen Bereiche untergraben. Klare Arbeitszeiten, regelmäßige Pausen und ein spezifischer Arbeitsplatz fördern nicht nur die Produktivität, sondern schützen auch die persönliche Zeit, ermöglichen es den Menschen, sich zu erholen und eine Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Aber genauso wichtig wie klare Grenzen ist das geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Die Verschmelzung von Arbeit und Zuhause kann, obwohl effizient, unbeabsichtigt zu längeren Arbeitszeiten und dem Gefühl führen, immer erreichbar zu sein. Dr. Christina Maslach, eine führende Forscherin im Bereich Burnout, betont in ihren Arbeiten, dass das Fehlen einer klaren Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben ein bedeutender Faktor für Burnout bei Mitarbeitern sein kann. Organisationen tragen daher die Verantwortung sicherzustellen, dass ihre Angestellten nicht nur produktiv, sondern auch mental gesund sind. Der Zugang zu Ressourcen für die psychische Gesundheit, die Förderung einer Kultur, die Pausen schätzt, und die Betonung der Bedeutung des Abschaltens von der Arbeit sind von höchster Bedeutung.
Mehrere Artikel, wie diejenigen aus der Harvard Business Review, wiederholen, dass die Verantwortung für das Wohlbefinden nicht nur beim Individuum liegt, sondern auch bei der Organisation. In der hybriden Arbeitslandschaft ist die Notwendigkeit, klare Grenzen zu setzen und die psychische Gesundheit zu priorisieren, kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die dies erkennen und danach handeln, gewährleisten nicht nur das Wohlbefinden ihrer Belegschaft, sondern investieren auch in den langfristigen Erfolg und die Widerstandsfähigkeit ihrer Organisation.
6. Dedizierte Räume für Teamarbeit: Die Lösung von Studiobricks
Obwohl alle oben genannten Strategien entscheidend sind, darf die Notwendigkeit dedizierter Räume für Teamarbeit nicht unterschätzt werden. Das wegweisende Buch „The Third Place“ von Ray Oldenburg betont die Bedeutung von Räumen, die weder Zuhause noch am Arbeitsplatz sind, sondern als wesentliche Gemeinschaftsbereiche dienen. Solche Räume ermöglichen spontane und strukturierte Interaktionen, die die Innovation fördern. Da Teams sich einige Male pro Woche treffen, um Innovationen oder sogar sensible Themen zu besprechen, wird die Schaffung einer förderlichen Umgebung, die auf diesem Konzept basiert, unerlässlich.
Hier kommen Lösungen wie die Besprechungsräume von Studiobricks ins Spiel. Indem sie Ideen von Oldenburg aufgreifen und mit modernem architektonischem Wissen kombinieren, schaffen diese speziell gestalteten Kabinen einen privaten, ruhigen Raum, der es den Menschen ermöglicht, fokussierte Gespräche ohne die üblichen Ablenkungen im Büro zu führen. Ein Artikel im Wall Street Journal hebt den steigenden Trend von Telefonkabinen und dedizierten Räumen in Büros hervor und weist auf deren Bedeutung in den sich verändernden Arbeits Dynamiken hin. Sie sind ein Zeugnis für die Bedeutung dedizierter Räume im Zeitalter des hybriden Arbeitsmodells.
Darüber hinaus sind solche Räume im Kontext des Konzepts „Neue Arbeitsweisen“ und der sich ändernden Dynamik der Arbeit nicht mehr nur ein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. In seinem wegweisenden Artikel „Die neuen Arbeitsweisen“ spricht Jeffrey Joerres über die Veränderungen, die Arbeitsplätze durchlaufen haben, und wie Räume eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Arbeitskulturen und Produktivität spielen. Diese dedizierten Räume, wie sie von Joerres beschrieben werden, verkörpern die Essenz des hybriden Arbeitsmodells und bieten eine Umgebung, in der individuelle Konzentration und effektive Teamarbeit nebeneinander existieren können.
Fazit
Das hybride Arbeitsmodell ist gekommen, um zu bleiben. Da die Grenzen zwischen traditionellen Büroeinrichtungen und Telearbeit verschwimmen, ist es für Organisationen entscheidend, sich weiterzuentwickeln. Durch die Umsetzung dieser sieben Strategien können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur relevant bleiben, sondern auch eine Umgebung schaffen, in der ihre Teams sowohl individuell als auch gemeinsam erfolgreich arbeiten können. Ob es nun die Integration digitaler Tools, die Fokussierung auf das mentale Wohlbefinden oder die Investition in dedizierte Räume wie die Besprechungsräume von Studiobricks ist, jeder Schritt zur Verbesserung der Effektivität des hybriden Arbeitsmodells ist ein Schritt zu einer produktiveren, zufriedeneren und engagierten Belegschaft.
